Cách làm bảng lương cho từng nhân viên trên Excel chính xác nhất

Ngày nay, kỹ năng sử dụng các phần mềm tin học - đặc biệt là Excel đã trở thành một yếu tố không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng. Trong đó, cách làm bảng lương bằng Excel là kỹ năng quan trọng mà mọi quản lý nhân sự và kế toán đều phải biết.

Một mẫu bảng lương chỉn chu không chỉ thể hiện được sự chuyên nghiệp của cơ quan, tổ chức mà còn cho thấy trình độ quản lý của ban lãnh đạo. Sau đây, mời quý bạn đọc cùng NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG tìm hiểu về bảng lương và cách làm bảng lương cho từng nhân viên sao cho chính xác, mạch lạc, đúng luật và đầy đủ thông tin!

Bảng lương là gì? Tại sao cần biết cách làm bảng lương?

Bảng lương là văn bản tổng hợp tổng số tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động, bao gồm những số liệu chi tiết về lương cứng, phụ cấp, trợ cấp, các khoản giảm/trừ,... Thông thường, bảng lương sẽ được gửi đến người lao động theo định kỳ hằng tháng.

Biết cách làm bảng lương, lập hệ thống tính lương cho từng nhân viên có mục đích nhằm đảo bảo rằng việc sử dụng lao động của doanh nghiệp là hợp pháp, minh bạch, công bằng. Ngoài ra, đây còn là một loại hồ sơ lưu trữ để đánh giá chi phí và so sánh với hiệu suất kinh doanh của công ty.

Bảng lương là gì? - Cơ sở để biết cách làm bảng lương

Quy định pháp luật về cách làm bảng lương trong doanh nghiệp

Quy định pháp luật về cách làm bảng lương trong doanh nghiệp được dựa trên Điều 93 của Bộ Luật lao động Số 45/2019/QH14 như sau:

• Người sử dụng lao động phải xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương, định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng và thỏa thuận mức lương trả cho người lao động hoặc chức danh ghi trong hợp đồng.

• Tương ứng với mức lương được trả thì khối lượng công việc đòi hỏi phải đảm bảo số đông người lao động thực hiện được và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

• Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (như Công đoàn) để làm cơ sở xác định thang lương, bảng lương.

• Cách tính bảng lương phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Tóm lại, người sử dụng lao động (doanh nghiệp, cơ quan) phải tự làm bảng lương dựa trên các quy định của pháp luật, sau đó ghi nhận những ý kiến từ tổ chức đại diện người lao động. Bảng lương sau khi hoàn thành phải được công bố minh bạch và công khai với người lao động để làm cơ sở ký kết hợp đồng lao động.

Quy định của pháp luật về cách làm bảng lương trong doanh nghiệp

Căn cứ để làm bảng tính lương trên Excel

Khi nhân sự và kế toán làm bảng tính lương trên Excel, các yếu tố quan trọng được sử dụng để làm căn cứ nhập lương cho từng nhân viên bao gồm:

• Mức lương tối thiểu vùng: Đây là căn cứ quan trọng mà doanh nghiệp cần phải nắm khi làm bảng tính lương để tránh vi phạm pháp luật.

>> Có thể tham khảo quy định này tại Nghị định Quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.

• Quy định về mức lương chịu thuế và không chịu thuế TNCN.
• Hợp đồng lao động: Các mức lương, thang lương phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động khi nhân sự tuyển dụng người lao động.
• Tỷ lệ trích các khoản đóng bảo hiểm của người lao động.
• Bảng chấm công: Đây chính là căn cứ để xác nhận người lao động có đi làm và thực hiện làm việc đúng theo thời gian quy định hay không. Ngày nay, bảng chấm công thường được cập nhật tự động qua phần mềm liên kết với máy chấm công.
• Xác nhận hoàn thành sản phẩm/dự án: Đối với một số công việc tính lương theo KPI hoàn thành công việc thì đây chính là cơ sở xác định lương quan trọng không kém so với bảng chấm công.

Dữ liệu chấm công là căn cứ để xác nhận người lao động có đi làm

Các chỉ tiêu cần có trong bảng tính lương trên Excel

Trước khi tìm hiểu cách làm bảng lương, bạn cần phải tổng hợp được những dữ liệu cần thiết để nhập vào Excel như sau:

Lương cứng - Yếu tố quan trọng trong cách làm bảng lương

Lương cứng hay lương chính là mức lương mà người sử dụng lao động đảm bảo chi trả cho nhân viên khi làm hợp đồng. Đây cũng là căn cứ để tính toán các khoản thuế, Bảo hiểm Xã hội (BHXH),...

Lương phụ cấp

Các khoản phụ cấp mà người lao động được hưởng bao gồm:

• Thưởng đạt KPI.
• Khen thưởng theo sáng kiến, đóng góp, năng lực,...
• Tiền trợ cấp ăn uống, xăng xe, điện thoại, hỗ trợ thuê trọ...
• Hỗ trợ người lao động khi có người thân qua đời, tai nạn nghề nghiệp, kết hôn,...
• Tiền làm thêm vào ngày nghỉ, Lễ, Tết, ngoài giờ hành chính,...

Tổng thu nhập

Là cột tính tổng thu nhập của người lao động trong kỳ, được tính bằng:

Xác nhận ngày công

Bộ phận nhân sự và kế toán sẽ dựa vào dữ liệu chấm công trên máy tính để nhập vào Excel. Tại đa số các doanh nghiệp, 1 ngày công sẽ bao gồm 8 tiếng làm việc hành chính (thường bắt đầu vào lúc 8h và kết thúc vào lúc 17h30), không tính giờ nghỉ trưa.

Cách trường hợp nghỉ, đi trễ sẽ được quy đổi theo tỷ lệ ngày công để tính lương cho hợp lý.

Lương đóng BHXH

Được tính dựa trên mức lương chính và các khoản phụ cấp phải đóng BHXH. Các khoản phụ cấp ấy bao gồm:

• Phụ cấp chức vụ, chức danh.
• Phụ cấp trách nhiệm.
• Phụ cấp dành riêng cho công việc độc hại, nguy hiểm.
• Phụ cấp đối với người lao động thâm niên và nhiều loại phụ cấp khác. Hiện nay, tỷ lệ trích này ở Việt Nam là khoảng 30% - 32% lương cứng.

Tỷ lệ trích bảo hiểm là bao nhiêu sẽ dựa vào quy định của pháp luật.

Một phần lương của người lao động sẽ được sử dụng để đóng Bảo hiểm Xã hội

Thuế thu nhập cá nhân

Đối với những lao động có ký hợp đồng trên 3 tháng thì sẽ tính Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo lũy tiến từng phần. Còn những lao động thời vụ, thử việc hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng thì thuế sẽ được khấu trừ đi 10%.

Theo quy định tại nước ta, người có thu nhập trên 11 triệu đồng/tháng là đối tượng phải nộp thuế TNCN. Cách tính thuế như sau:

Lương thực tế trả cho người lao động

Công thức tính lương thực tế trong cách làm bảng lương chính là kết quả cuối cùng mà người lao động nhận được. Cách tính như sau:

Thông thường, đối với những doanh nghiệp nghỉ ngày thứ 7 và Chủ nhật thì mỗi tháng sẽ có 22 ngày công. Tuy nhiên, người lao động cũng sẽ có những đặc quyền được nghỉ phép, nghỉ chế độ mà vẫn được hưởng lương ngày công tùy theo chính sách của công ty.

Các hàm, công thức trong bảng lương Excel

Bên cạnh sắp xếp các dữ liệu, chỉ số như đã đề cập để làm bảng lương thì việc sử dụng, thiết lập các hàm tính toán cũng là một giai đoạn vô cùng quan trọng trong cách làm bảng lương. Công việc này đòi hỏi phải có kỹ năng, kiến thức về cách làm bảng lương bằng Excel. Các hàm được sử dụng phổ biến trong bảng lương Excel bao gồm:

• Hàm IF: Dùng để thực hiện các lệnh kèm điều kiện.
• Hàm IF(OR): Dùng để thực hiện nhiều lệnh điều kiện có thể thay thế cho nhau.
• Hàm IF (AND): Dùng để thực hiện nhiều lệnh điều kiện đi kèm, bổ sung cho nhau.
• Hàm IF (ERROR): Dùng để chuyển đổi giá trị lỗi.
• Hàm COUNT: Dùng để đếm các ô chứa giá trị cần tìm.
• Hàm COUNTIF: Tương tự như hàm COUNT nhưng có đi kèm điều kiện.
• Hàm COUNTIFS: Tương tự như hàm COUNTIF nhưng đi kèm nhiều điều kiện.
• Hàm SUM: Dùng để tính tổng các giá trị.
• Hàm SUMIF: Dùng để tính tổng các ô giá trị nhưng có đi kèm điều kiện.
• Hàm SUMIFS: Tương tự hàm SUMIF nhưng đi kèm nhiều điều kiện hơn.
• Hàm DATE: Xử lý thời gian, dùng trong xác định ngày, giờ chấm công của người lao động.
• Hàm HOUR; Theo dõi số giờ của 1 giá trị thời gian.
• Hàm MIN: Chọn ra dữ liệu nhỏ nhất.
• Hàm MAX: Chọn ra dữ liệu lớn nhất.
• Hàm VLOOKUP: Dùng để tìm kiếm và truy vấn dữ liệu.

Ngoài ra, cách làm bảng lương trong Excel cũng không thể nào thiếu các phép tính như cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/),...

Cần áp dụng các hàm tính toán trong Excel vào cách làm bảng lương

Giao diện bố cục tham khảo bảng tính lương 

Sau đây là giao diện, set up dữ liệu Excel cách làm bảng lương dễ nhìn, gọn gàng mà chi tiết, chính xác:

Cách làm bảng lương cho nhân viên trên Excel theo mẫu 02-LĐTL 

Nhìn chung, bố trí dữ liệu trong bảng tính Excel sẽ bao gồm: họ tên từng nhân viên được liệt kê theo chiều dọc, các hệ số, mức lương, thưởng,... sẽ được sắp xếp ngang theo từng nhân viên. Ngoài ra, chắc chắn bảng báo cáo lương cũng không thể thiếu thông tin về đơn vị, cơ quan, tên bảng báo cáo, ngày, tháng và phần ký xác nhận.

Bài viết trên đã cung cấp toàn bộ những thông tin quan trọng về cách làm bảng lương cho nhân viên lao động tại doanh nghiệp. Nếu vẫn còn bất cứ thắc mắc gì hoặc có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, tư vấn - set up cấu trúc doanh nghiệp,... vui lòng liên hệ ngay với NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG để biết thêm thông tin!