Cách viết email từ chối phỏng vấn khéo léo, chuyên nghiệp

Vì mang tâm lý ngại từ chối mà nhiều ứng viên khi nhận được lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng nhưng không còn muốn tiếp tục ứng tuyển nữa sẽ cảm thấy khó khăn trong việc viết Email từ chối phỏng vấn. Nếu bạn cũng là một trong số đó thì đừng lo, bài viết mà NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này!

Tìm hiểu một số lý do để viết Email từ chối phỏng vấn

Trên thực tế, có nhiều nguyên nhân khác nhau khiến bạn viết email từ chối phỏng vấn. Chẳng hạn như:

• Bạn không sắp xếp được thời gian tham gia phỏng vấn.
• Trong quá trình tìm hiểu về nhà tuyển dụng, bạn phát hiện ra một vài thông tin không tốt, hoặc nhận thấy doanh nghiệp không đáp ứng tốt được những kỳ vọng của bản thân như mức lương, môi trường làm việc, chính sách nhân sự,... 
• Bạn đã tìm được công việc phù hợp.
• Hoặc đơn giản là bạn cảm thấy không còn phù hợp với công việc đã ứng tuyển nữa,... 

Có nhiều lý do khiến bạn phải suy nghĩ đến cách từ chối Email phỏng vấn như: đã nhận công việc khác, không sắp xếp được thời gian tham gia,...

Thế nhưng, dù là vì lý do gì đi nữa, bạn vẫn nên gửi đến họ một email phản hồi, kể cả khi trong nội dung mời phỏng vấn nhà tuyển dụng không đề cập đến. Điều này không chỉ thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản mà còn giúp nhà tuyển dụng có thể chủ động hơn trong việc tìm kiếm nhân sự phù hợp. 

Kinh nghiệm viết Email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp

Các ứng viên mới ra trường hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc đi phỏng vấn xin việc hiện nay dường như còn hạn chế trong kỹ năng viết Email tương tác với nhà tuyển dụng nói chung, càng khó khăn hơn là viết Email từ chối phỏng vấn. 

Hiểu được điều đó, ở phần nội dung này, NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG đã chia sẻ đến bạn một số kinh nghiệm viết Email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp sau đây.

Chắc chắn về quyết định từ chối

Một khi đã viết Email từ chối lời mời phỏng vấn và gửi đến nhà tuyển dụng, bạn sẽ không thể thay đổi quyết định được nữa. Bởi, không đơn vị nào muốn làm việc với một người thiếu quyền đoán, có xu hướng thay đổi liên tục và không đáng tin cậy.

Hãy chắc chắn về quyết định từ chối của bạn trước khi gửi Email đi

Chính vì vậy, trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, bạn cần cân nhắc, suy nghĩ thật kỹ, liệu bạn có thật sự muốn từ chối lời mời phỏng vấn không, bạn có chắc muốn từ bỏ cơ hội này không, tránh vì một phút “đứng núi này trông núi nọ” hoặc “cả thèm chóng chán” mà đánh mất cơ hội.

Thời gian phản hồi nhanh chóng

Trong vấn đề tuyển dụng nói chung, chất lượng tương tác luôn là yếu tố quan trọng, cần được chú trọng nhất. Để thể hiện được tính chuyên nghiệp, khi nhận được lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, bạn hãy chắc chắn về quyết định của mình và gửi phản hồi một cách nhanh chóng. Điều này giúp nhà tuyển dụng sớm có kế hoạch, thời gian để tìm kiếm, sàng lọc và lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn. 

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự trong Email từ chối phỏng vấn

Trong Email từ chối phỏng vấn, bạn cần chú ý sử dụng ngôn ngữ lịch sự nhằm thể hiện sự thân thiện, tôn trọng. Bằng cách này, dù nhận được lời từ chối thẳng thắn nhưng nhà tuyển dụng vẫn sẽ có thiện cảm cũng như ấn tượng tốt về bạn. 

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự trong Email từ chối phỏng vấn nhằm để lại ấn tượng tốt trong lòng nhà tuyển dụng

Không chỉ vậy, biết đâu, trong một trường hợp nào đó trong tương lai, bạn lại quan tâm và ứng tuyển ở một vai trò khác tại chính công ty đã từ chối thì điều này cũng giúp việc ứng tuyển của bạn trở nên suôn sẻ, khả năng thành công cao hơn. 

Không cần giải thích quá dài dòng, chi tiết

Trên thực tế, Email từ chối phỏng vấn được sử dụng chỉ với mục đích đơn giản là thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng kế hoạch của bạn đã thay đổi, bạn không thể tham gia buổi phỏng vấn và họ hãy chuẩn bị giành thời gian cho những ứng viên khác. 

Vì vậy, về phần lý do, tuy tâm lý chung của các ứng viên là cảm thấy ngại và có lỗi nhưng bạn chỉ cần đảm bảo cung cấp đủ các thông tin cần thiết, không cần trình bày, giải thích quá cụ thể, chi tiết, gây loãng thông tin, mất thời gian nắm bắt nội dung cho nhà tuyển dụng cũng như cho thấy sự kém chuyên nghiệp của bản thân. 

Cách trả lời Email từ chối phỏng vấn không cần quá chi tiết, dài dòng

Tham khảo các mẫu Email từ chối phỏng vấn cơ bản

Nếu bạn cảm thấy băn khoăn, chưa biết cách viết Email từ chối phỏng vấn sao cho phù hợp thì có thể tham khảo một số mẫu Email mà NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG đã chia sẻ dưới đây.

Mẫu Email từ chối phỏng vấn số 1

“ Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn - Tên ứng viên

Kính gửi: Anh (chị) … - Chuyên viên phòng nhân sự … /Tên gọi đầy đủ của công ty.

Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn sự tin tưởng, quan tâm của quý công ty vì đã trao cho tôi cơ hội được tham phỏng vấn tại vị trí … 

Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân nên tôi rất tiếc và xin phép được thông báo rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào lúc … giờ ngày … tháng … năm … tại địa chỉ …   

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn Anh (Chị)/quý công ty đã dành thời gian xem xét, sắp xếp và trao cho tôi cơ hội phỏng vấn này. 

Kính chúc tập thể quý công ty … thật nhiều sức khỏe, gặt hái được nhiều thành công trong công việc.

Nếu có bất cứ câu hỏi nào, xin Anh (Chị)/quý công ty chủ động liên hệ với tôi qua Email hoặc số điện  thoại … 

Trân trọng!

Chữ ký Email của ứng viên.”

Mẫu Email từ chối phỏng vấn số 2

“Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn - Tên ứng viên

Kính gửi: Anh (chị) … - Chuyên viên phòng nhân sự … /Tên gọi đầy đủ của công ty

Tôi rất vui và cảm kích Anh (Chị)/quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ và cân nhắc kỹ càng để trao cho tôi cơ hội được phỏng vấn với vị trí … tại công ty …. 

Tuy nhiên, trong thời gian chờ đợi phản hồi từ quý công ty, tôi đã nhận được lời mời làm việc từ một đơn vị khác. Vì vậy, rất tiếc vì tôi không thể nhận lời mời tham gia phỏng vấn.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn Anh (Chị)/quý công ty đã trao cho tôi cơ hội lần này. 

Nếu có thể, rất hy vọng sẽ được hợp tác cùng quý công ty trong tương lai.

Trân Trọng!

Chữ ký Email của ứng viên.”

Nên hay không nên duy trì liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi gửi Email từ chối phỏng vấn?

Duy trì liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn không phải là điều bắt buộc. Song, đây lại là điều nên làm, đặc biệt là đối với những ứng viên vì lý do chủ quan xuất phát từ bản thân mà phải từ chối lời mời phỏng vấn.

Bởi, như đã đề cập ở trên, biết đâu trong tương lai, bạn lại quan tâm và có mong muốn ứng tuyển tại một vị trí khác tại công ty bạn đã từ chối. Hoặc cũng có thể nhà tuyển dụng bạn đã từ chối có mối liên hệ thân thiết với đơn vị mà bạn sắp sửa làm việc/tham gia phỏng vấn. 

Tóm lại, hãy cố gắng duy trì liên hệ tối thiểu và để lại một ấn tượng, cái nhìn thiện cảm trong lòng nhà tuyển dụng dù trong trường hợp nào đi chăng nữa.

Tuy không bắt buộc nhưng duy trì liên hệ tối thiểu với nhà tuyển dụng là điều nên làm

Qua bài viết mà NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG chia sẻ trên đây, có thể thấy, việc viết Email từ chối phỏng vấn sẽ không quá khó nếu bạn nắm được các lưu ý, kinh nghiệm hữu ích. Hy vọng, những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình phỏng vấn, tìm việc, theo đuổi con đường sự nghiệp của bản thân!