Checklist là gì? Mục đích sử dụng bảng checklist trong công việc

Checklist là cụm từ được dùng khá phổ biến trong quản lý công việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy checklist là gì? Mục đích sử dụng bảng checklist trong công việc là gì? Để biết về khái niệm này, bạn hãy tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây.

Checklist là gì?

Checklist là gì?

Checklist là danh sách các công việc cần thực hiện trong một quy trình, nhằm hướng tới mục tiêu đã đề ra và đảm bảo không bị thiếu sót bất cứ công việc nào dù là nhỏ nhất. Hiện nay, checklist công việc được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực, đa dạng ngành nghề. Nếu muốn công việc diễn ra thuận lợi thì checklist gần như không thể thiếu, nhất là đối với nhân viên và cấp quản lý.

Bạn phải sử dụng phần mềm Excel để tạo checklist cho từng nhiệm vụ, dự án hoặc công việc hàng ngày.

>>> Tải ngay mẫu checklist công việc bộ phận tuyển dụng đơn giản và tiện lợi nhất tại link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Kjv0d-8Yr-Yf-GIb1zgBwl6tYW25lgH2KU9zjzufcHM/

Phân biệt checklist và to-do list

Rất nhiều người hay nhầm lẫn giữa checklist và to-do list. Tuy nhiên, 2 khái niệm này hoàn toàn khác nhau.

• Checklist là những công việc cần làm để hoàn thành một quy trình, đảm bảo chất lượng và hiệu quả, cam kết không bỏ sót bất kỳ công việc nào dù là nhỏ nhất. Cho nên các công việc thường theo trình tự và có liên quan mật thiết với nhau.
• To-do list là liệt kê ra những công việc cần làm nhưng không liên quan đến nhau và không bắt buộc phải hoàn thành. To-do list có thể gồm nhiều checklist.

Mục đích sử dụng bảng checklist trong công việc

Sau khi biết checklist là gì, nội dung tiếp theo bạn cần phải biết là mục đích sử dụng của bảng checklist trong công việc. Mỗi ngày chúng ta cần phải thực hiện và hoàn thành rất nhiều công việc khác nhau. Nếu không kiểm soát được công việc, bạn sẽ luôn cảm thấy thiếu thời gian, công việc trì trệ dẫn đến stress mặc dù công việc đã hoàn thành được một nửa. Chính vì thế, sử dụng checklist trong công việc mang lại rất nhiều lợi ích cho bạn.

>>>Xem thêm: Hiệu suất công việc là gì

Mục đích sử dụng bảng checklist trong công việc

Đối với nhân viên

Mục đích của checklist giúp:

• Ghi nhớ nội dung công việc cần thực hiện.
• Kiểm soát thời lượng cần thiết cho từng công việc.
• Sắp xếp công việc theo thứ tự từ việc nhỏ đến việc lớn, việc nào cần thực hiện trước, việc nào cần thực hiện sau, đảm bảo khoa học và hợp lý.

Nhờ đó, bạn sẽ hoàn thành lượng lớn công việc theo đúng mục tiêu và kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, dựa vào checklist công việc, các bộ phận trong công ty, doanh nghiệp sẽ phối hợp cùng nhau làm việc để đảm bảo quy trình phục vụ khách hàng diễn ra suôn sẻ, duy trì các tiêu chuẩn của nhà hàng, khách sạn, đáp ứng đúng tiến độ, mang đến cho khách hàng sự hài lòng cao nhất.

>>> Xem thêm: Kế hoạch nhân sự là gì? Mẫu kế hoạch nhân sự mới nhất

Đối với cấp quản lý

Đối với các cấp quản lý, checklist giúp họ hình dung tổng thể các công việc có tác động đến kết quả, từ đó đưa ra định hướng, phân công nhân sự phù hợp với từng vị trí, nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu chung. Nếu có sai sót, người quản lý sẽ dễ dàng phát hiện và đưa ra giải pháp khắc phục cũng như có thêm cơ sở để đánh giá năng lực nhân sự.

Ứng dụng của checklist trong ngành nghề công việc

Ngày nay, checklist công việc được ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau, bởi nó mang lại rất nhiều lợi ích cho người sử dụng. Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến của bảng checklist công việc.

Checklist công việc được ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau

• Lập danh sách và kiểm tra trước chuyến bay để đảm bảo an toàn hàng không và các mặt hàng quan trọng không bị bỏ qua.
• Đảm bảo chất lượng cho công nghệ phần mềm, kiểm tra quy trình đầy đủ, tiêu chuẩn hóa và ngăn ngừa lỗi.
• Checklist giúp đối phó với sự phức tạp của thực hành chuyển động.
• Checklist giúp giảm thiểu khiếu nại về những sơ suất trong yêu cầu trách nhiệm công cộng bằng việc cung cấp chứng cứ về hệ thống quản lý rủi ro đang được sử dụng.
• Các nhà đầu tư sử dụng checklist trong quá trình đầu tư.
• Theo dõi bộ sưu tập thẻ thể thao, thẻ này có chức năng kiểm tra việc cung cấp thông tin về nội dung. Checklist được coi là một công cụ phổ biến và thường chèn ngẫu nhiên trong mỗi gói.

Ưu và nhược điểm của checklist

Từ mục đích sử dụng cũng như ứng dụng của checklist công việc, có thể thấy ưu điểm vượt trội của checklist là đảm bảo các công việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. Việc xây dựng checklist còn giúp cho các nhà quản lý kiểm soát tối đa và sử dụng nhân lực đạt hiệu quả tối đa. Mỗi nhà quản lý nên xây dựng bảng checklist công việc dựa trên tính chất, cơ sở công việc và quy mô làm việc thực tế để đưa ra danh sách thực hiện sát nhất, mang lại hiệu quả tối đa cho người sử dụng.

Bên cạnh những ưu điểm, checklist còn có một vài nhược điểm đó là nếu phụ thuộc quá vào checklist sẽ cản trở hiệu suất khi xử lý các tình huống quan trọng về thời gian. Ví dụ: Trường hợp khẩn cấp y tế hoặc trên chuyến bay.

>>> Xem thêm: Top 10 các ngành hot hiện nay và tương lai, có thu nhập cao

Ưu và nhược điểm của checklist công việc

Mẫu checklist công việc gồm những gì?

Mẫu checklist công việc đơn giản gồm các đầu mục công việc cần hoàn thành, mức độ hoàn thành (đã hoàn thành, chưa hoàn thành) và ghi chú đi kèm.

Ví dụ như mẫu dưới đây:

Qua nội dung chia sẻ trên, chắc hẳn bạn đã biết được checklist là gì cũng như mục đích sử dụng của bảng checklist công việc. Hy vọng sẽ giúp bạn kiểm soát công việc tốt và đạt kết quả ngoài mong đợi. Nếu công ty, doanh nghiệp bạn có nhu cầu tìm kiếm nhân sự thông qua dịch vụ tuyển dụng nhân sự thì hãy liên hệ với NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG nhé! Đội ngũ nhân viên tại đơn vị chúng tôi sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của bạn.