Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự được xem là một trong các đối tượng trung tâm, quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Để đảm bảo việc quản lý hồ sơ nhân sự đạt hiệu quả tốt, doanh nghiệp, cụ thể là bộ phận hành chính nhân sự buộc phải nắm rõ các thông tin như hồ sơ nhân sự là gì, các loại giấy tờ cần thiết hay quy định về việc quản lý, lưu trữ. 

Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định quản lý hồ sơ nhân sự

Cùng NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG tìm hiểu tất cả các vấn đề này qua bài viết được chia sẻ dưới đây!

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là một tài liệu rất quan trọng. Đây là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin quan trọng có liên quan đến các nhân sự trong công ty như thông tin về sơ yếu lý lịch, lịch sử công tác, thông tin xin nghỉ phép, bảo hiểm, lương thưởng,... 

Những thông tin này có vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu đối với công tác quản lý của bộ phận hành chính nhân sự, hỗ trợ việc tính toán bảng chấm công, các khoản lương. Chính vì vậy mà hồ sơ nhân sự luôn là tài liệu mà doanh nghiệp được khuyến cáo phải bảo vệ, lưu trữ thật cẩn thận. 

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Việc nắm rõ thông tin bộ hồ sơ nhân sự cần những gì (hay nói cách khác là bao gồm những gì) sẽ giúp quá trình quản lý, lưu trữ của doanh nghiệp được dễ dàng, hiệu quả hơn. Cụ thể:

Đối với người lao động dưới 15 tuổi 

Trong trường hợp doanh nghiệp có người lao động dưới 15 tuổi thì trong hồ sơ nhân sự cần đảm bảo cung cấp đủ các giấy tờ được đề cập dưới đây:

• Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật của người lao động thực hiện giao kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và người lao động. 

Doanh nghiệp cần đưa ra văn bản đồng ý thực hiện giao kết hợp đồng với người đại diện theo pháp luật

• Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động.

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc, hồ sơ nhân sự thông thường sẽ bao gồm các giấy tờ liên quan đến người lao động như: 

• Đơn xin việc.
• Sơ yếu lý lịch.
• CMND bản photo đã công chứng.
• Giấy tờ bằng cấp đã photo công chứng.

Trường hợp người lao động là người nước ngoài thì ngoài chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nêu trên, người lao động cần bổ sung thêm giấy phép lao động tại Việt Nam và Visa lưu trú còn thời hạn.

Đối với người lao động là nhân viên chính thức trong doanh nghiệp

Khi người lao động đã trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, hồ sơ lao động sẽ cần bao gồm nhiều giấy tờ hơn so với giai đoạn thử việc. Đây là những giấy tờ cần thiết, phát sinh trong quá trình làm việc, bao gồm:

• Hợp đồng lao động chính thức do phía công ty, doanh nghiệp, tổ chức biên soạn, yêu cầu có chữ ký xác nhận của cả người sử dụng lao động và người lao động. 

Hợp đồng lao động chính thức cần có sự xác nhận, ký kết của đôi bên

• Phụ lục hợp đồng lao động.
• Thông tin các khoản đóng bảo hiểm cho người lao động dựa trên mức lương đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. 
• Trường hợp người lao động được tăng lương hoặc thăng chức trong quá trình làm việc, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định nội bộ.
• Đối với những giấy tờ phát sinh cần người lao động ký kết, doanh nghiệp cần tạo 2 bản và lưu trữ vào hồ sơ nhân sự của người lao động đó tại doanh nghiệp. 

Quy định quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là một trong các tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài các thông tin trên, bộ phận hành chính cần nắm rõ toàn bộ các quy định, nguyên tắc về việc quản lý, lưu trữ hồ sơ để đảm bảo tính hiệu quả. 

Dưới đây là 3 quy định quan trọng, được ban hành bởi Pháp luật Việt Nam không thể bỏ qua:

• Đảm bảo tất cả hồ sơ nhân sự đều được gắn liền với hồ sơ lương khi doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Bởi, thông thường, hồ sơ nhân sự sẽ được công ty, tổ chức, doanh nghiệp lưu trữ nhằm phục vụ cho các đợt thanh tra quyết toán của cơ quan thuế cùng các cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền. 
• Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ tại doanh nghiệp trong suốt quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, gắn liền với toàn bộ quy trình lao động của công ty. 

Hồ sơ nhân sự được doanh nghiệp lưu trữ cẩn thận

• Những bộ hồ sơ nhân sự được doanh nghiệp lưu trữ sẽ bao gồm các yếu tố sau: loại lao động; quy chế lương, thưởng, phạt cho người lao động; quy chế lao động; hình thức trả lương của doanh nghiệp. Tùy vào quy chế cụ thể mà mỗi đơn vị sẽ đưa ra các hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự khác nhau. 

Như vậy, qua bài viết trên, NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ được hồ sơ nhân sự là gì, gồm những loại giấy tờ nào cũng như được lưu trữ theo các quy định, nguyên tắc như thế nào. Hy vọng qua đó có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ đó thực hiện tốt công tác quản lý nhân sự, góp phần đảm bảo, đẩy mạnh sự phát triển bền vững của đơn vị. Trường hợp cần được tư vấn cụ thể hơn về vấn đề, vui lòng liên hệ với NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG qua hotline để được hỗ trợ một cách tốt nhất!