Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự hiệu quả luôn được nhắc đến như một bài toán khó mà các nhà quản lý cùng lãnh đạo doanh nghiệp cần xử lý, đòi hỏi cần hiểu rõ nghề quản lý nhân sự là gì cũng như quy trình quản lý hiệu quả gồm các bước nào. 

Cũng NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG Tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề này qua bài viết được chia sẻ dưới đây!

Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì quản lý nhân sự là công tác quản lý, sử dụng, khai thác nhân sự của một tổ chức, doanh nghiệp, công ty,... một cách hiệu quả và hợp lý. 

Chức vụ này sẽ chịu trách nhiệm về các công việc như thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, tính lương, khen thưởng nhân sự,... Ngoài ra, quản lý nhân sự còn có trách nhiệm thực hiện các công tác kiểm tra, điều chỉnh nhân sự sao cho đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng, duy trì, bảo vệ và phát triển năng lực tiềm năng của người lao động một cách hiệu quả nhất. 

Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

Bất kỳ công việc nào cũng vậy, để có thể thực hiện một cách hiệu quả, chúng ta cần có một quy trình làm việc rõ ràng. Quản lý nhân sự cũng không ngoại lệ, cụ thể là bao gồm các bước sau đây. 

Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự phù hợp

Đây là hệ thống bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết về mỗi nhân viên trong công ty, cho phép nhà quản lý có thể trích xuất thông tin bất cứ khi nào cần một cách nhanh chóng, dễ dàng, giúp nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo tốt các quyền lợi xứng đáng của nhân viên. 

Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự phù hợp giúp nhà quản lý nắm bắt tốt thông tin từng nhân viên

Việc thiết lập hệ thống quản lý nhân sự có thể được thực hiện thông qua việc triển khai các công việc sau:

• Xây dựng bản theo dõi nhân viên của mỗi phòng ban (bao gồm các thông tin cá nhân của nhân sự như: họ tên, chức danh, quê quán, năm sinh,...).
• Tạo file hồ sơ theo dõi tuyển dụng. Điều này sẽ giúp nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi danh sách tuyển dụng. Từ đó, chọn ra được các ứng viên sáng giá. 
• Bảng kết quả đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, theo dõi quá trình, lưu trữ kết quả hoàn thành công việc của từng nhân viên. Từ đó, đưa ra các chiến lược phát triển nhân sự phù hợp như: đào tạo, điều chuyển, cơ cấu lại nhân sự,... 
• Bảng theo dõi lương: nhằm giúp nhà quản lý nắm bắt được thông tin lương hiện tại của các nhân viên và có thể thực hiện điều chuyển sao cho phù hợp nếu cần. 

Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh

Nhân sự luôn được biết đến như một nguồn lực cốt lõi trong việc duy trì, phát triển công ty. Do đó, nhà quản lý cần xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh, đảm bảo đáp ứng tốt, kịp thời các nhu cầu sử dụng của công ty. Từ đó, triển khai hiệu quả các công việc khác. 

Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh là một trong những bước cần thiết của quy trình quản lý nhân sự

Các chiến lược cần quan tâm khi xây dựng quy trình này bao gồm:

• Xây dựng quy trình tuyển dụng, phỏng vấn nhân sự.
• Lên kế hoạch đào tạo, sử dụng, điều chuyển nhân sự giữa các phòng ban sao cho phù hợp. 
• Xây dựng chính sách lương, thưởng cũng như các chế độ đãi ngộ. 
• Đưa ra các quy định, nội quy trong doanh nghiệp.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Bước 3: Có bảng mô tả công việc rõ ràng, phân công nhân sự phù hợp

Bảng mô tả công việc rõ ràng không chỉ giúp nhân viên có thể hình dung, định hướng và nắm bắt các công việc được giao nhanh, hiệu quả hơn, tránh tình trạng công việc bị chồng chéo, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn cho phép nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên một cách chính xác, dễ dàng và nhanh chóng. 

Bộ phận quản lý nhân sự cần nắm bắt công việc, năng lực của từng nhân viên để đưa ra định hướng phân công phù hợp, giúp họ phát triển tối đa tiềm năng. 

Bước 4: Đặt ra mục tiêu làm việc cũng như tiêu chuẩn đánh giá thành tích

Mục tiêu chính là động lực, là yếu tố góp phần tạo nên sự quyết tâm, cố gắng làm việc của mỗi thành viên trong tổ chức, giúp nâng cao hiệu quả công việc ngày một tốt hơn. Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu càng rõ ràng thì khả năng thành công sẽ càng cao, phần lợi ích cũng như lợi nhuận thu lại sẽ càng lớn. 

Mục tiêu làm việc rõ ràng giúp mỗi nhân viên có thêm động lực hoàn thành tốt công việc

Khi đã có được mục tiêu phấn đấu rõ ràng, mỗi phòng ban cần đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá thành tích phù hợp nhằm nâng cao tính thuận tiện, mức độ chính xác trong việc ghi nhận hiệu quả công việc của mỗi nhân viên, đồng thời có thể nắm bắt tốt mức độ hoàn thành công việc một cách dễ dàng. 

Bước 5: Đánh giá hiệu quả công việc

Lập bảng đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên trong những giai đoạn cụ thể (quý, tháng, năm,...) là điều mà mỗi phòng ban, bộ phận trong tổ chức cần thực hiện. Bởi đây chính là phương pháp trực tiếp và nhanh nhất giúp nhà quản lý có thể nắm bắt chính xác hiệu quả, năng lực làm việc của mỗi nhân viên.

Đối với nhân viên có thành tích tốt, nhà quản lý nên dành cho họ những lợi khen, phần thưởng phù hợp. Trường hợp ngược lại, hãy dành cho họ những lời động viên.

Để quản lý nhân sự hiệu quả cần có những kỹ năng nào? 

Để quản lý nhân sự hiệu quả, mang lại sự phát triển lâu bền cho tổ chức, là một nhà quản lý nhân sự, bạn cần có các kỹ năng cần thiết sau.

Kỹ năng nhân sự

Trang bị vững các kỹ năng nhân sự là yêu cầu bắt buộc ở một nhà quản lý nhân sự giỏi. Điều này bao gồm:

• Xây dựng kế hoạch nguồn lực, chiến lược quản lý, phát triển nhân lực. 
• Thiết kế bộ máy tổ chức, tuyển dụng, quản lý đào tạo, bồi dưỡng nhân sự. 
• Biết cách lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả công việc. 
• Xây dựng chính sách lương, chế độ hỗ trợ, các phúc lợi phù hợp.
• Luôn sẵn sàng hỗ trợ các nhân sự trong công ty khi cần. 

Để trở thành nhà quản lý nhân sự giỏi, bạn cần có kỹ năng nhân sự tốt

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Là một nhà quản lý nhân sự, bạn thường xuyên phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau. Đó có thể là mâu thuẫn giữa người lao động với công ty hoặc giữa những người lao động với nhau. Trong trường hợp này, bạn cần phát hiện và đưa ra cách xử lý kịp thời, hiệu quả để tránh xảy ra các hệ quả không mong muốn, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp luôn là một kỹ năng quan trọng, nhất là đối với các nhà quản lý, lãnh đạo. Bạn phải là người nhạy bén, có cách ứng xử khéo léo với các nhân viên trong công ty, hiểu rõ tính cách, tính chất công việc của từng nhân sự cũng như luôn sẵn sàng hỗ trợ, đưa ra những lời khuyên phù hợp khi cần thiết cho nhân viên của mình. 

Để đảm bảo tốt các yêu cầu trên, bạn cần trau dồi các kỹ năng giao tiếp cụ thể sau:

• Cư xử lịch sự, hòa nhã, có chừng mực với mọi người, biết cách kiềm chế bản thân.
• Cách nói chuyện lưu loát, giọng nói rõ ràng, phong thái tự tin.
• Kiến thức xã hội rộng, khả năng thích ứng cao với mọi hoàn cảnh.
• Nhạy bén, thông minh, biết lắng nghe và tiếp thu những lời góp ý tích cực.

Giao tiếp là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với nhà quản lý nhân sự

Trên đây là những chia sẻ của NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG về hoạt động quản lý nhân sự. Hy vọng có thể giúp bạn hiểu rõ ngành quản lý nhân sự là gì, có được cái nhìn tổng quan hơn về lĩnh vực này, từ đó phát triển được năng lực quản lý của bản thân. Nếu có nhu cầu tư vấn cụ thể hơn về hoạt động quản lý nhân sự, bạn vui lòng liên hệ với NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG qua hotline để được hỗ trợ một cách tốt nhất!